1. Behandlingsansvarlig

SJA-appen (heretter «vi», «oss» eller «tjenesten») er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med bruk av sja-appen.no.

Når du som kunde bruker tjenesten til å lagre eller behandle personopplysninger om dine ansatte eller tredjeparter, opptrer SJA-appen som databehandler på vegne av deg. Du er da behandlingsansvarlig for disse opplysningene. Se punkt 5 om databehandleravtale.

2. Hva samler vi inn

Vi samler inn følgende personopplysninger:

Ved opprettelse av konto

• Navn og e-postadresse
• Bedriftsnavn og organisasjonsnummer
• Betalingsinformasjon (behandles av Stripe – vi lagrer ikke kortdetaljer)

Ved bruk av tjenesten

• SJA-dokumenter du oppretter, inkludert jobbeskrivelser og risikovurderinger
• Bilder lastet opp i forbindelse med SJA-analyser
• Digitale signaturer og tidsstempler
• Navn på arbeidere som signerer SJA-er
• Lokasjonsdata (kun hvis du aktivt deler dette)

Tips om bilder: ta bilde av selve arbeidsstedet eller utstyret. Unngå å laste opp bilder med personopplysninger – ansikter, navneskilt eller dokumenter med navn – når det ikke er nødvendig for analysen.

Automatisk innsamlet

• IP-adresse og enhetstype
• Innloggingstidspunkt og aktivitetslogg
• Teknisk informasjon om nettleser og operativsystem

3. Formål og rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger på følgende grunnlag jf. GDPR artikkel 6:

Avtaleoppfyllelse (art. 6 nr. 1 b)

• Levere og drifte SJA-tjenesten
• Håndtere brukerkonto og abonnement
• Sende fakturaer og betalingsbekreftelser

Rettslig forpliktelse (art. 6 nr. 1 c)

• Oppbevaring av regnskapsdokumentasjon iht. bokføringsloven
• Ivareta krav i arbeidsmiljøloven og HMS-regelverk

Berettiget interesse (art. 6 nr. 1 f)

• Forbedre og videreutvikle tjenesten
• Forebygge misbruk og ivareta sikkerheten

Vi har vurdert at vår berettigede interesse i å drifte, sikre og forbedre tjenesten ikke går foran de registrertes personvern. Behandlingen er begrenset til det som er nødvendig for formålet, og du kan når som helst protestere mot behandling basert på berettiget interesse (se punkt 6).

Samtykke (art. 6 nr. 1 a)

• Utsendelse av nyhetsbrev og bransjenyheter (kan trekkes tilbake når som helst)

4. Lagring og sikkerhet

Alle data lagres på europeiske servere i samsvar med GDPR. Vi bruker Supabase med datalagring i EU-regionen.

Lagringstid

• SJA-dokumenter: Så lenge abonnementet er aktivt, pluss 12 måneder etter avslutning
• Regnskapsdata: 5 år iht. bokføringsloven § 13
• Innloggingslogger: 90 dager
• Bilder: Slettes ved sletting av tilhørende SJA eller ved kontostenging

Sikkerhetstiltak

• All kommunikasjon krypteres med TLS/HTTPS
• Passord lagres aldri i klartekst
• Tilgangskontroll – kun autoriserte brukere ser egne data
• Jevnlige sikkerhetsvurderinger

Logging og tilgang

• Hva logges: innloggingstidspunkt, IP-adresse, og hvilke SJA-er som opprettes, endres, signeres og godkjennes – med tidspunkt for hver handling.
• Hvorfor: for sikkerhet og feilsøking, og for å gi et sporbart revisjonsspor på risikovurderinger og godkjenninger (HMS-dokumentasjon som kan vises ved tilsyn).
• Hvem har tilgang: bedriftens egne ledere og administratorer ser aktivitet innenfor sin egen bedrift. Hos SJA-appen har kun nødvendig driftspersonell tilgang, og kun når det trengs for drift eller support.

5. Deling med tredjeparter og underdatabehandlere

Vi deler ikke personopplysninger med tredjeparter for markedsføringsformål. Vi benytter følgende underdatabehandlere. Databehandleravtale er inngått med alle:

Databehandleravtale for kunder

Som behandlingsansvarlig for dine ansattes personopplysninger inngår du en databehandleravtale med SJA-appen. Vi benytter Datatilsynets uoffisielle standardavtalevilkår som grunnlag, men tilpasser avtalen etter kundens ønske. Ta kontakt på hei@sja-appen.no for å inngå databehandleravtale.

6. Dine rettigheter

Etter GDPR har du følgende rettigheter. Send forespørsel til hei@sja-appen.no – vi svarer innen 30 dager.

• Innsyn (art. 15): Du kan be om kopi av alle opplysninger vi har om deg
• Retting (art. 16): Du kan be om at feilaktige opplysninger korrigeres
• Sletting (art. 17): Du kan be om at opplysninger slettes («retten til å bli glemt»)
• Begrensning (art. 18): Du kan be om begrenset behandling i visse situasjoner
• Dataportabilitet (art. 20): Du kan be om å få dine data i maskinlesbart format
• Innsigelse (art. 21): Du kan protestere mot behandling basert på berettiget interesse

Du har også rett til å klage til Datatilsynet (datatilsynet.no) dersom du mener vi behandler dine opplysninger i strid med regelverket.

7. Informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker et minimum av informasjonskapsler:

• Nødvendige: Innloggingssesjon og sikkerhet – kan ikke deaktiveres
• Funksjonelle: Husker språkvalg og brukerpreferanser

Vi bruker kun nødvendige informasjonskapsler for innlogging og sikkerhet, samt anonym, cookie-fri besøksstatistikk som ikke sporer deg som enkeltperson eller deler data med tredjeparter for markedsføring. Vi bruker ikke markedsføringscookies eller tredjeparts sporingspiksler.

8. Endringer i personvernerklæringen

Vi forbeholder oss retten til å oppdatere denne erklæringen. Ved vesentlige endringer varsles registrerte brukere på e-post minst 30 dager før endringen trer i kraft. Dato for siste oppdatering fremgår øverst på siden.

1. Om tjenesten

SJA-appen leveres av BRUNSELL, org.nr 937 794 487 (heretter «vi» eller «leverandøren»).

SJA-appen er et digitalt verktøy for gjennomføring av Sikker Jobb Analyse (SJA) i henhold til norsk arbeidsmiljølovgivning. Tjenesten er et hjelpemiddel – det er alltid brukerens ansvar å sikre at SJA-er er faglig korrekte og tilpasset den aktuelle arbeidssituasjonen.

AI-genererte forslag er veiledende. Arbeidsleder og ansvarlig person plikter alltid å vurdere og godkjenne innholdet i en SJA før arbeid starter.

2. Tillatt bruk

Ved å bruke SJA-appen godtar du at:

• Du bruker tjenesten i samsvar med norsk lov og arbeidsmiljølovgivning
• Du ikke forsøker å manipulere eller omgå AI-systemet
• Du ikke deler innloggingsinformasjon med uautoriserte personer
• Du ikke bruker tjenesten til å generere falsk eller misvisende dokumentasjon
• Bedriftens administrator er ansvarlig for brukere som opprettes under kontoen

3. Ansvarsfraskrivelse

SJA-appen er et hjelpeverktøy og erstatter ikke faglig kompetanse, opplæring eller lokalkunnskap. Vi er ikke ansvarlige for:

• Skader eller ulykker som oppstår til tross for bruk av tjenesten
• Feil eller mangler i AI-genererte risikovurderinger
• Regelverksendringer som ikke umiddelbart er reflektert i systemet
• Driftsavbrudd eller tekniske feil

Det er alltid brukerens ansvar å verifisere at lovhenvisninger og tiltak er korrekte og oppdaterte for den aktuelle arbeidssituasjonen.

Leverandørens samlede erstatningsansvar er begrenset til det kunden har betalt for tjenesten de siste tolv månedene. Begrensningene gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet, eller for ansvar som etter ufravikelig lov ikke kan begrenses.

4. Betaling og abonnement

• Abonnement faktureres månedlig eller årlig, avhengig av valgt plan
• Prøveperiode på 30 dager er gratis – ingen kredittkort kreves ved oppstart
• Betaling skjer med kort (behandlet av Stripe – vi lagrer ikke kortinformasjon), eller mot faktura / EHF-faktura
• Prisendringer varsles med 30 dagers varsel på e-post
• Ved årlig abonnement refunderes ikke gjenstående periode ved oppsigelse
• Alle priser er oppgitt eksklusive merverdiavgift (MVA). SJA-appen er foreløpig ikke MVA-registrert, og MVA legges derfor ikke til i dag. Når vi blir MVA-registrert tilkommer MVA på 25 %, og du varsles på forhånd

5. Oppsigelse og avslutning

• Du kan si opp abonnementet når som helst fra din kontoadministrasjon
• Ved oppsigelse beholder du tilgang ut inneværende betalingsperiode
• Dine data er tilgjengelige for eksport i 12 måneder etter avslutning
• Vi forbeholder oss retten til å avslutte kontoer som misbruker tjenesten

6. Lovvalg og tvister

Avtalen reguleres av norsk rett. Tvister søkes i første omgang løst i minnelighet mellom partene. Dersom det ikke lykkes, kan tvisten bringes inn for de alminnelige domstoler etter norske rettsregler.

7. Kontakt

Ved spørsmål om personvern eller brukervilkår, kontakt oss på hei@sja-appen.no.